راهکارهای بهینه و مفید برای مدیریت زمان

ایجاد یک روال و عادت برای مدیریت صحیح زمان، با دانستن استراتژی‌های موجود شروع می‌شود و بعد از آگاهی از این موارد، می‌توان آن‌ها را در زندگی خود، آزمایش کرد. با مدیریت خوب زمان، می‌توان یک سبک زندگی سالم و متعادل را به وجود آورد که اثرات زیر را به دنبال دارد:
⦁    کاهش میزان استرس افراد
⦁    افزایش انرژی درونی
⦁    دستیابی موثرتر به اهداف
⦁    اولویت‌بندی موارد و کارهای مهم‌تر
⦁    انجام کارها و وظایف بیشتر در مدت‌زمان کم‌تر
⦁    کاهش اهمال‌کاری و عقب‌انداختن کارها
⦁    تقویت اعتمادبه‌نفس افراد
⦁    پیشرفت چشمگیر در تحصیلات یا کسب‌وکار خود
به گفته یکی از متخصصان این حوزه، هاروارد بیزینس ریویو، هسته اصلی روش‌هایی که برای مدیریت زمان استفاده می‌شود، مهارت‌های اساسی آگاه‌سازی، ترتیب و سازگاری خواهد بود. این بدان معنا است که افراد باید حواسشان به زمان باشد، ساختار آن را طراحی کنند و در حین پیش رفتن در این ساختار، آن را تنظیم کنند. همین امر راز اصلی مدیریت مؤثر زمان است.
مدیران در حال حاضر، به مهارت‌های رفتاری به عنوان مهم‌ترین مهارت‌های نیروی کار مدرن اشاره می‌کنند و مهارت‌های مربوط به مدیریت زمان و توانایی اولویت‌بندی در رتبه دوم بررسی شکاف مهارت‌های IBM قرار می‌گیرد.

عوامل نشان‌دهنده اهمیت مدیریت زمان

از مهم‌ترین عواملی که نشان‌دهنده اهمیت مدیریت زمان در سبک زندگی دیجیتال هستند، باید به موارد زیر اشاره داشت:

زمان زودگذر است

به طور کلی باید در نظر داشت که زمان منبعی است که نمی‌توان آن را ذخیره کرد. به همه افراد در طول روز به یک‌اندازه زمان داده می‌شود؛ بنابراین مهم است که افراد از زمانی که در اختیارشان قرار می‌گیرد، به‌درستی و به بهترین شکل استفاده کنند زیرا بعد از گذشت زمان، دیگر قابلیت بازیابی آن وجودندارد.

دستاوردهای بیشتر

افراد با مدیریت عاقلانه زمان خود، می‌توانند کارهای بیشتری انجام دهند. مسلماً همه افراد این را تجربه کرده‌اند که در زمان‌هایی که با تمرکز بالا کارهای خود را انجام می‌دهند، دستاورد بیشتری هم خواهند داشت. بی‌شک داشتن تمرکز و توجه کافی برای یک کار، سطح کارایی را افزایش می‌دهد و موجب بهره‌وری بیشتر از فناوری می‌شود. به‌طور مثال در زمان انجام کاری اگر تمرکز نداشته باشید و هر 5 یا 10 دقیقه یکبار توقف کنید، به احتمال زیاد خستگی زودتر از موعد به سراغ شما می‌آید.

تصمیم ‌گیری

مدیریت زمان می‌تواند منجر به انتخاب‌هایی موثرتر شود. زمانی که افراد در تنگنای زمانی قرار داشته باشند، به احتمال زیاد تصمیمات سریعی می‌گیرند و ممکن است حتی به تصمیمات گرفته‌شده فکر هم نکنند. بهتر است در زمان آسایش و تعلق خاطر به تصمیم‌گیری‌ها فکر کنید تا تصمیمات آگاهانه‌تری اتخاذ شوند.

موفقیت

تمامی افراد موفق، تصمیمات خوبی می‌گیرند. این افراد می‌دانند که چگونه باید کنترل زندگی خود را در دست بگیرند و صرفاً مطابق با جریان معمول حرکت نکنند. دیگر افراد هم می‌توانند با تهیه یک جدول زمانی برای خود و مدیریت آن بر اساس حرفه‌شان، کارایی و تمرکز بیشتری داشته باشند و به موفقیت برسند.

یادگیری

هنگامی که افراد بتوانند زمان خود را به‌شیوه‌ای کارآمد مدیریت و کنترل کنند، امکان یادگیری و تجربه برایشان افزایش می‌یابد. به‌طور مثال، در دانشگاه، برخی از دانشجویان زودتر از سایرین فارغ‌التحصیل می‌شوند و دوران تحصیل برخی دیگر، بازه زمانی بیشتری را به خود اختصاص می‌دهد. تمامی این‌ها به مدیریت زمان دانشجویان برمی‌گردد. اگر افراد بدانند که چگونه زمان خود را مدیریت کنند، زودتر و بیشتر آموزش می‌بینند و از نردبان زندگی بالا می‌روند. برای یادگیری این مهارت‌ها، پیشنهاد می‌کنیم، "دوره مدیریت زمان و توجه" را از دست ندهید. 

کاهش استرس

بسیاری از افراد به علت این‌که گمان می‌کنند زمان کافی برای انجام کارهایشان را ندارند، احساس استرس با آن‌ها عجین شده است. با ابزارهای زمان‌بندی می‌توان کارهای بیشتری را در مدت‌زمان کوتاه‌تری انجام داد؛ به کمک این ابزارها، استرس و ناامیدی کاهش پیدا می‌کند.

بهبود کیفیت

وقتی زمان بیشتری صرف یک کار یا پروژه خاص می‌شود، مسلماً نتایج بهتری هم مورد انتظار خواهد بود. این بدین علت است که تمرکز بیشتری روی انجام کار شده و تمام بررسی‌ها و اصلاحات لازم برای بهبود کیفیت، انجام گرفته است.

افزایش نظم و انضباط

افرادی که زمان‌بندی ندارند، از نظم و انضباط کم‌تری هم برخوردار هستند؛ زیرا این افراد احساس وظیفه یا نیاز به دستیابیِ به‌موقع به چیزی نمی‌کنند. در واقع آن چیزی که منجر به نظم و انضباط می‌شود، بهره‌وری است که مستلزم مدیریت زمان و زمان‌بندی خواهد بود.

6 گام مؤثر برای مدیریت زمان

در بخش قبلی، اهمیت زمان‌بندی در رشد و پیشرفت زندگی شخصی و حرفه‌ای افراد بازگو شد. حال 6 گام ساده برای مدیریت بهتر زمان ارائه می‌شود.

1. ایجاد یک نقشه بصری برای ارزیابی گذران زمان

برای مدیریت بهتر زمان، بهتر است افراد در ابتدا ارزیابی کنند که زمان خود را برای چه مواردی صرف می‌کنند. برای این کار باید یک نقشه بصری از ساعات تقریبی که صرف کار، مدرسه، امور منزل، رفت‌وآمد، رسانه‌های اجتماعی و فعالیت‌های اوقات فراغت می‌شود، رسم کنید. بر اساس نتایج به‌دست‌آمده از نقشه، می‌توانید اهداف را تعیین و برای زمان‌های باقی‌مانده تصمیم‌گیری کنید.

2. تعیین اولویت با استفاده از ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور از جمله ابزار محبوبی است که به افراد کمک می‌کند تا بین کارهای مهم، غیرمهم، فوری و غیرفوری خود تمایز قائل شوند. این ماتریس دارای چهار بخش است: 
⦁    بخش 1، کارهای مهم و فوری: این کارها باید در سریع‌ترین زمان ممکن انجام شوند. اولویت‌هایی که بیشترین ارتباط را با اهداف افراد دارند در این بخش قرار می‌گیرند.
⦁    بخش 2، کارهای مهم و غیرفوری: این کارها باید در برنامه‌های بعدی قرار گیرند.
⦁    بخش 3، کارهای فوری و غیرمهم: در صورت امکان بهتر است این کارها به دیگران واگذار شود؛ علی‌الخصوص در زمانی که این کارها به تحقق اهداف بلندمدت فرد کمکی نمی‌کنند.
⦁    بخش 4، کارهای غیرفوری و غیرمهم: این کارها باید حذف شوند یا در زمانی که فرد وقت آزادی دارد، مورد توجه قرار گیرند؛ زیرا انجام کارهایی که نه فوری هستند و نه مهم، حواس فرد را از اولویت‌های اصلی پرت می‌کنند.

3. تکه‌کردن زمان برای استفاده بهینه

یکی از بهترین ابزارها برای مدیریت زمان، تعیین محدودیت‌ها است. چندین گزینه برای تقسیم زمان و ایجاد محدودیت به‌صورت قابل هضم وجود دارد. یکی از این روش‌ها، روش پومودورو است. استفاده از این تکنیک زمان‌بندی به اواخر دهه 1980 برمی‌گردد. روش پومودورو مستلزم استفاده از تایمر است و زمان را به فواصل 25 دقیقه‌ای به همراه 5 دقیقه استراحت تقسیم می‌کند. افراد می‌توانند بعد از هر 4 پومودورو، 15 تا 30 دقیقه استراحت بیشتر داشته باشند.
یکی دیگر از روش‌های تقسیم‌بندی زمان، پنیر سوئیسی است. این روش مشابه پومودورو است و از طریق آن می‌توان یک پروژه بزرگ را به وظایف کوچک تقسیم کرد. تکنیک پنیر سوئیسی توسط آلن لیکین ابداع شد. در این روش با تقسیم پروژه به کارهایی که تنها 5 تا 10 دقیقه زمان می‌برند، می‌توان از میزان طاقت‌فرسایی آن کاست. تنها شاید همین 10 دقیقه برای ادامه تمرکز بیشتر روی کارها کافی باشد.

4. تمرکز تنها روی یک کار در یک زمان مشخص

بسیاری از افراد، امکان انجام چند وظیفه به‌طور همزمان را ندارند و در این حالت، کارآمدی آن‌ها کم‌تر می‌شود. در واقع با توجه به مطالعات انجام‌شده، تنها 2.5 درصد از مردم قادر به انجام چند کار به‌طور همزمان و مؤثر هستند.
به‌طور کلی، انجام چند کار به‌صورت همزمان، موجب می‌شود افراد احساس نارضایتی بیشتری از خود داشته باشند. با مدیریت و تنظیم زمان، به‌گونه‌ای که بتوان یک کار را قبل از شروع کار دیگر کامل کرد، باعث بروز اعتمادبه‌نفس بیشتری در افراد می‌شود. علاوه‌بر این، تقسیم وظایف هم می‌تواند کمک‌کننده باشد.

5. جایزه‌دادن به خود

جوایز می‌توانند یکی از منابع بزرگ انگیزه برای اتخاذ عادات خوب مدیریت زمان باشند. افراد می‌توانند برای هر کاری که در روز انجام می‌دهند، به خود جایزه دهند. نیازی نیست این جایزه، گزاف یا گران‌قیمت باشد؛ تنها کافی‌ست به‌گونه‌ای باشد که حال فرد را خوب کند و به او انگیزه‌ای کافی برای ادامه کار دهد.

6. عدم استفاده از برنامه‌های حواس‌پرت‌کن

گاهی اوقات دادن پاداش و جایزه برای تمرکز فرد کافی نیست. بهتر است افراد از استفاده از برنامه‌هایی که موجب حواس‌پرتی آن‌ها می‌شود، جلوگیری کنند. به‌طور مثال، توصیه می‌شود استفاده از رسانه‌های اجتماعی و تلفن همراه به حداقل برسد. همچنین با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت زمان، می‌توان استفاده از برنامه‌های موبایل را به حداقل رساند و مدیریت کرد.

نتیجه‌گیری

در این مقاله سعی کردیم پیرامون راهکارهای موثر در مدیریت زمان صحبت کنیم؛ از همین رو ابتدا به اهمیت مدیریت زمان پرداختیم و سپس به سراغ گام‌هایی مؤثر برای مدیریت زمان رفتیم. مواردی از جمله زودگذربودن زمان، افزایش نظم و انضباط، موفقیت، کاهش استرس و بهبود کیفیت زندگی، عوامل نشان‌دهنده اهمیت مدیریت زمان به‌شمار می‌روند.
همچنین ایجاد یک نقشه بصری، تعیین اولویت، تکه‌کردن زمان، تمرکز روی یک کار، دادن جایزه به خود و عدم استفاده از برنامه‌های حواس‌پرت‌کن، راهکارهایی هستند که برای مدیریت زمان باید از آن‌ها استفاده کنید.